A veces, la presentación de un proyecto es una actividad estresante. Sin embargo, no significa que tenga que ser complicado. Puede preparar una presentación de proyecto creativo que le abrirá muchas puertas siguiendo principios y prácticas rectores esenciales.
Aquí recomendamos pasos simples para presentar tu plan de alto nivel con todas las tareas del proyecto, dependencias, hitos del proyecto, archivos adjuntos, comentarios y otros atributos. Puedes usarlos mientras presenta tu obra maestra a clientes, gerentes, ejecutivos, tu equipo o las partes interesadas que tienen un interés específico en tu proyecto. Incluso si utilizas un creador de presentaciones.
1. Formule los objetivos de tu proyecto
Antes de comenzar a encontrar la respuesta a la pregunta «cómo crear un plan de proyecto», comunique los objetivos de tu proyecto. Cuando realiza una presentación, debe definir qué efecto le gustaría alcanzar de antemano. Discuta todos los detalles necesarios y fije los objetivos organizando una reunión con los miembros de tu equipo y el propietario del producto. Si no haces esto, no tendrás la dirección a seguir y tus esfuerzos serán inútiles.
Los objetivos del proyecto pueden ser trivialmente similares, pero una presentación de las escuelas de negocios se construirá de manera diferente que un discurso de un gerente de proyecto de construcción. Puede explicar los objetivos de tu proyecto verbalmente, con la ayuda de imágenes, modelos, documentación especial o puede crear una línea de tiempo del proyecto.
2. Establecer prioridades
Después de determinar los objetivos, dé prioridad a tareas específicas dentro de tu proyecto. Es crucial comunicarse con los gerentes de diferentes departamentos, como marketing, atención al cliente, ventas, etc. Discuta tus prioridades y decidan juntos cómo encajan estas prioridades en los objetivos estratégicos generales.
3. Investigación
Cuando conozca tus objetivos y la audiencia, pregúntese: «¿Qué les importa a estas personas?»
Su presentación probablemente cubrirá muchas métricas de gestión de proyectos. Asegúrese de tener tu información técnica y financiera disponible. Trate de compilar tu investigación en un solo lugar. Incluso los documentos de Word y las líneas de tiempo simples lo ayudarán a organizar tus hallazgos e investigaciones.
4. Prepara tu introducción
Una introducción eficiente consta de tres partes:
- Una vista previa, destacando tus puntos principales.
- Una tesis: un resumen de tus puntos principales basado en un panorama general.
- Un captador de atención: la parte más crítica de tu discurso de presentación, ya que abarca los primeros segundos en los que tu audiencia lo juzgará como intérprete.
Se recomienda comenzar tu discurso con datos estadísticos, una cita o una historia interesante. Recuerde que las bromas tontas pueden poner en peligro tu credibilidad.
5. Elige los puntos clave
Recoge tus puntos principales que compondrán tus declaraciones de tesis. La elección de estos puntos debería ser evidente si ha investigado y sabe qué y por qué está presentando.
Escriba los temas esenciales que deben presentarse y haga una lluvia de ideas sobre qué hechos deben usarse para respaldar tus afirmaciones.
6. Escribe una conclusión ganadora
Todos los presentadores se esfuerzan por terminar tus actuaciones con éxito. Sin embargo, no es fácil hacerlo con una presentación de negocios.
La mejor manera de mantener a tu audiencia encaminada es simplemente resumir y cerrar. Prepare un resumen breve e informativo, o reitere lo que ya ha dicho en la vista previa. Hacer preguntas o agradecer a tu audiencia son excelentes maneras de terminar.
7. Elige un estilo de presentación adecuado
Algunas personas hacen tus presentaciones divertidas o secas; algunos tratan de hacerlos lo más emocionantes posible. Depende del estilo del presentador. Tenga en cuenta que la presentación de calidad debe ser clara, concisa y concreta.
8. Preparación técnica
La parte técnica de una presentación es fundamental para transmitir tu mensaje y captar la atención de la audiencia. Especialmente cuando se trata de reuniones virtuales.
Utilice herramientas de grabación de pantalla como Movavi Screen Recorder, TinyTake o FonePaw para demostraciones remotas, y creer capturas de pantalla relevantes. Puedes descargar el grabador de pantalla desde los siguientes enlaces:
Si incluye un video, asegúrese de considerar el formato y utilice un conversor online gratuito si es necesario.
Es crucial preparar un material de alta calidad con imágenes y videos claros, diapositivas organizadas y coherentes. Esto garantizará que tu presentación sea efectiva y demuestre profesionalismo.
9. Mantén la conexión con tu audiencia
Otra clave para una presentación de proyecto exitosa es conectarse con la audiencia. La mayoría de las personas no tienen suficiente capacidad de atención para mantenerse involucradas durante toda una presentación. Solo recordarán los hechos más interesantes (no necesariamente importantes).
Para captar tu atención, use notas generales, evite leer un guión, hable con una persona que esté más interesada en la audiencia. Asegúrese de que las personas que quieren conocer tu información no se sientan decepcionadas.
10. Usa historias y analogías
Los números y las estadísticas funcionan bien. Sin embargo, también pueden asustar a tu audiencia. Agregue historias interesantes para involucrar a las personas. Las historias con analogías permitirán a los participantes extrapolar el significado relevante para tu aplicación personal. Después de todo, la gente recuerda mucho mejor las historias que los hechos aburridos.
Puedes utilizar ejemplos y casos prácticos relacionados con el uso del email marketing en escuelas de negocios para ilustrar tus puntos y hacer que la presentación sea más interesante y relevante para la audiencia.
11. Usa imágenes
Las imágenes, los gráficos, las líneas de tiempo y otras ayudas visuales ayudarán a mantener a la audiencia interesada y garantizarán que se mantengan los puntos clave.
Use imágenes que aclaren lo que se dice verbalmente. Evite diapositivas complicadas que puedan distraer a las personas y recuerde tener en cuenta la edad de tu audiencia potencial si usa humor e imágenes divertidas.
Apoye tus afirmaciones con gráficos. Los gráficos y diagramas son el alma de cualquier presentación exitosa. Las soluciones en línea, como los creadores de diagramas de Gantt, ayudan a hacer esto de manera rápida y confiable.
12. Practica la presentación
El hecho de que haya diseñado tus diapositivas y líneas de tiempo creativas no significa que esté preparado para realizar una presentación impresionante. Algunas personas nunca practican tus discursos, por cierto.
Revise tu presentación, hable, siéntase cómodo con la entrega y encuentre buenas maneras de presentar un proyecto. Considere el tono, la velocidad y los momentos que desea enfatizar.
13. Modera tu ansiedad
Cuando un orador está relajado, la audiencia también se relajará, lo que hará que la experiencia sea cómoda en general.
Use tarjetas para aliviar tu ansiedad. Escríbelas bien y no olvidarás nada. Duerme toda la noche, come bien el día anterior y haz ejercicio: te hará sentir mejor. No olvides traer un vaso de agua. Haz pausas y permítete reagruparte.
Tenga la mentalidad de que va a rockear esta presentación. No dejes que tu ansiedad se interponga en tu camino hacia el éxito.
14. No te detengas en los errores
Los errores pueden ocurrir en cualquier momento. tu equipo puede fallar o incluso puede olvidar la idea crítica de tu presentación. No entre en pánico. Tu audiencia evaluará la forma en que te recuperas. No se detenga en los errores o fracasos y continúe actuando.
15. Presenta tu proyecto como un profesional
Ha cubierto mucho terreno y ahora sabe casi todo sobre una presentación efectiva de gestión de proyectos.
Te irá bien porque has ensayado todo y ahora la presentación de tu proyecto se ve organizada, clara y entretenida. Tus compañeros de trabajo, ejecutivos, partes interesadas y clientes se lo agradecerán.
Conclusión
Bueno, fueron muchos consejos, pero vale la pena prestar atención a cada uno de ellos si desea presentar su proyecto de la mejor manera o si no sabe cómo hacer una presentación. Analiza todos estos pasos y recomendaciones y elige la mejor manera de presentar tu proyecto a tu audiencia.
