Las empresas y los autónomos tienen una serie de obligaciones con la administración. Con independencia del tamaño y de la estructura de la entidad, hay algunas obligaciones que son comunes, como llevar al día la facturación. La obligación de hacer facturas viene regulada por diferentes artículos:
-Artículo 29.2.e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
-Artículo 164, apartado Uno, número 3º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
-Artículo 2.1 del Reglamento en el que son reguladas obligaciones de facturación, aprobado por el artículo primero del Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre.
En base a ello, el empresario no solo tiene que confeccionar las facturas sino también conservarlas. Es por ello por lo que resulta muy importante contar con un buen software de facturación, contabilidad y laboral. No nos vale cualquiera, sino que habrá que tener presentes unos determinados criterios antes de hacer nuestra elección.
¿En qué nos tenemos que basar para elegir un programa de facturación, contabilidad y gestión laboral?
Adaptación al tipo de factura que se necesite
El software debe permitirte confeccionar el tipo de factura que desees: no solo debería emitir facturas ordinarias, si no también otros tipos de facturas (cómo pueden ser rectificativas, simplificadas, recapitulativas, copias). Y, por supuesto, estas facturas deben de estar diseñadas de tal forma que cumplan las condiciones que marca la ley.
Adaptación a la ley
Otro criterio indispensable es que el software cumpla con los requisitos mínimos que exija la legislación vigente. Una factura debe incluir estos datos:
-El número de factura (debe ser correlativo a la factura anterior, que se ponga de manera automática).
-También debe figurar la fecha en la que se expide.
-Deben mostrarse los datos completos de la empresa y de los clientes.
-Debe existir un concepto que ayude a la Administración a saber el epígrafe de actividad de la empresa o autónomo.
-Debe estar claro el tipo de IVA e IRPF.
-El software tiene que ser capaz de hacer el cálculo de la cuota tributaria y el importe total a pagar.
-También deben de figurar otros datos, como el método de pago, número de cuenta, o lo que proceda.
Fácil de usar
De nada sirve que apostemos por la herramienta más completa del mercado, si es tan compleja de usar que no vamos a saber cómo va. Debería ser completa, pero al mismo tiempo comprender una interfaz intuitiva que puedas dominar en poco tiempo.
Solo así podrás exprimir al máximo sus beneficios.
Personalización
El programa debe de poder personalizarse en base a nuestras necesidades reales. Debes identificar estas necesidades y buscar una herramienta que ofrezca dichas funciones. Lo interesante es que el software nos permita, como mínimo:
-Hacer facturas y modificarlas.
-Crear una base de datos para agregar información de clientes y proveedores.
-Exportar facturas en formato pdf y crear facturas electrónicas.
-Emisión de presupuestos y albaranes.
Ten presente estas claves y conseguirás un buen software para facturar.
