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Funciones imprescindibles que ha de tener un buen software de gestión de nóminas

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Atrás quedan los tiempos en los que gestionar las nóminas era un proceso un tanto engorroso. Todo empezó a cambiar a raíz de la evolución tecnológica, especialmente cuando surgieron ciertos tipos de programas que agilizaron y simplificaron no solo esta tarea, sino también muchas otras más.

Actualmente la situación es muy distinta. Y es que cada vez son más numerosas las empresas españolas que deciden implementar un software de gestion de nóminas sabiendo las grandes ventajas que estos programas pueden llegar a proporcionar. Eso sí, para la obtención de los correspondientes beneficios, tales como el aumento de la productividad, es fundamental disponer de una serie de funciones que hoy en día están consideradas como imprescindibles.

Automatización de las nóminas

La primera de las funciones es una de las que más tiempo ahorran, por lo que repercute directamente en la ventaja recientemente sacada a colación: incrementa la productividad del negocio en cuestión, permitiendo a los miembros del equipo de contabilidad destinar su tiempo a otras labores.

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Y no es para menos, puesto que las nóminas son automatizadas. No importa el número de empleados que estén contratados: en cualquier caso basta un único clic para que todas sus nóminas sean generadas.

Antes de proceder al cierre de cada nómina, existe la posibilidad de modificar algún dato o varios de ellos, así como introducir nueva información que antes no estaba presente. Conviene destacar el hecho de que cualquier cambio realizado se visualiza en tiempo real, sea cual sea el tipo de modificación. Un claro ejemplo es el de añadir un bonus en base a los objetivos conseguidos por el empleado.

Al automatizar la tarea de gestionar las nóminas pasas a disponer de una mayor autonomía. Y es que ya no dependerás de otras personas con tal de proceder a la modificación de alguna nómina. Es por todo ello que conviene que dicha función esté implementada en el software, aunque no es la única imprescindible.

De hecho, continuando con lo referente a la automatización, otro proceso que también debe poder realizarse sin tener que intervenir de manera manual es el de enviar las nóminas.

Los mejores programas de gestión de nóminas son aquellos que las envían automáticamente. Lo único que hay que hacer es seleccionar la fecha. Acto seguido es el propio software el que se encarga de hacerle llegar cada nómina al empleado en cuestión, haciendo uso para ello de los correos electrónicos.

Las nóminas no solo pueden ser consultadas por los trabajadores leyendo el e-mail que reciben. Adicionalmente también tienen la posibilidad de acceder a un espacio virtual para los empleados en los que están disponibles todas y cada una de las nóminas.

Pagos sencillos

Si dudas entre varios programas de gestión de nóminas, no dudes en optar por aquel que simplifica al máximo algo que antaño era un quebradero de cabeza. Efectivamente, nos referimos a los pagos.

En caso de que el software dé pie a que todos ellos sean sencillos, estarás ante la alternativa adecuada para tu negocio. En concreto hablamos de una función que genera el archivo SEPA, evitando nuevamente que alguien del departamento de contabilidad tenga que encargarse de ello y perder tiempo sin poder aprovecharlo realizando otras labores que sean más productivas a la par que beneficiosas.

Tras la obtención automática del fichero de Zona Única de Pagos en Euros, basta con tramitar de la manera más fácil posible el pago de la correspondiente nómina. Tal vez si solo son tres o cuatro nóminas a gestionar el ahorro de tiempo no se evidencia en exceso, pero todo cambia cuando hay que hacer el pago de decenas de nóminas.

Resumen en el que se muestran los gastos de cada mes

Es habitual que los programas de gestión de nóminas cuenten con funciones propias de un software de Recursos Humanos. Precisamente son estos los más recomendables para tu empresa, ya que obviando el hecho de permitirte automatizar las nóminas y realizar fácilmente los pagos de las mismas, también te brindan la posibilidad de hacer otras acciones muy útiles. Una de ellas consiste en averiguar qué gastos tiene el negocio mensualmente.

Sea cual sea el número de empleados que estén contratados, cada mes hay que hacer frente a una serie de gastos que conviene controlar. Para ello es esencial contar con una herramienta en la que se desglosan todos, desde los impuestos hasta las recaudaciones, así como las tasas en general.

La importancia de la intuitividad

Por último, es importante asegurarse de que el software de gestión de nóminas más allá de tener las funciones anteriormente descritas también reúne una característica esencial: hacer gala de una interfaz gráfica intuitiva.
Es fundamental que, indistintamente del tipo de acción que pretendas realizar a la hora de gestionar las nóminas o cualquier otro aspecto del departamento de Recursos Humanos, basten tan solo un par de clics para llevarla a cabo.

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