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El 66% de los españoles se suele encontrar en reuniones sin saber por qué han sido invitados

Como consecuencia de la crisis sanitaria, las salas de reuniones quedaron desiertas durante muchos meses y las videoconferencias se han convertido en elemento diario de trabajo

Agustín Millán
Agustín Millánhttp://pompona22.wixsite.com/agustinmillan
Foto periodista especializado en manifestaciones y actos sindicales. Desde 2011 fotografiando la crisis más dura de la historia moderna. Responsable de redes sociales de la Cumbre Social España. Fotógrafo con 5 campañas electorales entre ellas la de Manuela Carmena y la de Enrique Santiago en IU Madrid.
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análisis

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Un  estudio que descifra la relación de los empleados franceses, belgas y españoles con las reuniones. Las conclusiones son claras: la gestión de las reuniones aún tiene mucho trabajo por hacer.

Como consecuencia de la crisis sanitaria, las salas de reuniones quedaron desiertas durante muchos meses y las videoconferencias se han convertido en elemento diario de trabajo. Con la vuelta a la normalidad en las empresas, ha llegado el momento de analizar la relación entre los empleados y las reuniones en este «mundo post-crisis».

Reuniones inútiles

Harvard Business Review publicó a principios de este año un artículo de investigación tras un estudio realizado con 76 empresas, en el que se descubría que la productividad de los empleados era un 71% mayor cuando las reuniones se reducían en un 40%. Esto se debe en gran medida a que los empleados se sentían más capacitados y autónomos.

El estudio desvela esta tarea en tres mercados europeos: Bélgica, España y Francia. Presentado como “el primer estudio post-pandémico que analiza el tema” e incluyendo los formatos de reunión presencial y a distancia, esta encuesta realizada a 3.000 empleados muestra un gran margen de mejora en los tres mercados.

El estudio muestra que el 69% de los españoles se enfrenta regularmente a reuniones “inútiles”, un dato algo mejor que el de los dos otros mercados analizados (vs. 89% en Francia y 86% en Bélgica) aunque más de dos de cada tres españoles confirman estar expuestos a este problema.

Reuniones «sin saber exactamente por qué está allí

Más preocupante aún: tanto en Francia (51%) como en Bélgica (56%) y aún más en España (60%), más de uno de cada dos empleados asiste a veces a reuniones «sin saber exactamente por qué está allí”.

Los empleados quieren hacer mejores reuniones, pero sus empresas no les enseñan.

84% de los entrevistados quiere recibir más formación para hacer mejores reuniones (vs. 74% en Francia y 72% en Bélgica)

Para Comet Meetings, se trata ahora de que las empresas hagan un verdadero trabajo de formación en el ámbito de las reuniones, una misión que la startup, que acaba de aterrizar en España con el primer edificio en Madrid, también asume como propia, ayudando a las empresas a tener menos reuniones pero más productivas. Según su CEO, Víctor Carreau: «Creemos que las reuniones pueden generar un importante valor añadido si se plantean seriamente. Pensamos, en efecto, que las reuniones de alta calidad pueden desbloquear la comunicación, la colaboración, la fidelidad, las cuestiones estratégicas. No obstante, defendemos un comportamiento de «menos es más» y apoyamos a las empresas que quieren invertir tiempo en diseñar pocas reuniones de colaboración, pero de calidad, con sus grupos de interés. «

Se  recomienda cinco dimensiones clave para el éxito de una reunión:

Las personas esenciales no son ni pocas ni demasiadas, sólo las adecuadas.

En el lugar adecuado: si van a pasar más de 30 minutos juntos necesitan un lugar en el que se sientan cómodos. Busque luz natural y un entorno bonito, está demostrado que el continente (=la sala) potencia el contenido (=su reunión).

Cuente con el servicio adecuado, no querrá pasar 10 minutos haciendo funcionar el videoproyector o tener que enviar a alguien a por café para todos. Todo tiene que estar ahí y ser muy intuitivo.

Con el contenido adecuado: la forma de estructurar la reunión, organizarla y dirigirla es esencial. Y se puede aprender a hacerlo.

La mentalidad adecuada. No espere que su grupo sea creativo si la gente no se conoce bien, ni eficaz si quiere tomar una decisión después de comer.

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